De toepasselijkheid van algemene voorwaarden

In een eerder artikel heb ik het belang van (goede) algemene voorwaarden besproken. In dit nieuwe artikel ga ik in op de toepasselijkheid ervan. Algemene voorwaarden zijn namelijk niet automatisch van toepassing, maar hieraan gelden wettelijke vereisten. Veel bedrijven voldoen daar niet aan, als gevolg waarvan zij zich bij een eventueel geschil niet met succes op hun algemene voorwaarden kunnen beroepen. Kennis van dit onderwerp is dus niet alleen van belang voor je eigen onderneming, het is ook handig om te weten wanneer je wederpartij zich niet met succes op haar algemene voorwaarden kan beroepen. 

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden zijn vooral de volgende drie stappen belangrijk:

1. Het tijdig van toepassing verklaren;
2. De aanvaarding door de wederpartij; en
3. Het voldoen aan de informatieplicht.

De toepasselijkheid van algemene voorwaarden is geregeld in afdeling 3, titel 5 van boek 6 BW. 

Onderstaand licht ik de drie stappen afzonderlijk toe.

1. Tijdig van toepassing verklaren

Zoals in een eerder artikel toegelicht komt een overeenkomst tot stand door aanbod en aanvaarding. Dit geldt in beginsel ook voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden gelden. De eerste stap voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden, is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden. Dit kan door bijvoorbeeld in je offertes en overeenkomsten op te nemen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. 

Timing

Het is echter wel van belang dat je de algemene voorwaarden tijdig van toepassing verklaart. In principe moet dit gebeuren vóórdat de overeenkomst is gesloten. Als je dit dus pas doet op de facturen, kan het zijn dat de algemene voorwaarden daardoor niet op de betreffende overeenkomst van toepassing zijn.

Verschillende algemene voorwaarden

Als jouw onderneming meerdere soorten algemene voorwaarden hanteert, is het ook van belang dat je duidelijk aangeeft welke algemene voorwaarden van toepassing zijn op welk (onder)deel van de prestaties. Bijvoorbeeld als je zowel producten als diensten levert.

2. Aanvaarding door de wederpartij

De tweede stap voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is de aanvaarding ervan door de wederpartij. Hiervoor is het voldoende dat de wederpartij weet dat er algemene voorwaarden zijn en ermee instemt dat deze op de overeenkomst van toepassing zijn. Volgens de wet kan de aanvaarding van algemene voorwaarden geschieden ‘door ondertekening van een geschrift of op andere wijze’. De manieren van aanvaarding licht ik onderstaand afzonderlijk toe.

Aanvaarding door ondertekening

Aanvaarding door ondertekening is in de praktijk de methode met de meeste zekerheid. In dat geval tekent de wederpartij ervoor dat zij de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden aanvaardt. Dit leidt in principe tot toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, tenzij de gebruiker van de algemene voorwaarden er niet op mocht vertrouwen dat de wederpartij door ondertekening ook de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden wilde aanvaarden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de verwijzing naar de algemene voorwaarden onduidelijk of onjuist is.

Aanvaarding op andere wijze

Het is ook mogelijk om de algemene voorwaarden mondeling te aanvaarden, of door middel van gedragingen waaruit de aanvaarding kan worden afgeleid (een impliciete aanvaarding). Een voorbeeld daarvan is als de wederpartij na ontvangst ervan, niet op de algemene voorwaarden reageert.

3. Het voldoen aan de informatieplicht

De derde stap voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarde is dat je de wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke mogelijkheid moet bieden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit wordt ‘de informatieplicht’ genoemd. Als je dit niet op de juiste manier doet, kan je in een eventueel geschil geen geslaagd beroep doen op de algemene voorwaarden. Deze zijn dan vernietigbaar.

Op welke wijze je moet voldoen aan de informatieplicht, is afhankelijk van onder andere de soort onderneming. Het zou immers ook heel omslachtig zijn als een supermarkt of een parkeergarage bij elk bezoek eerst algemene voorwaarden zou moeten overhandigen aan een klant. Voor bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuwe auto bij een autodealer, of voor de dienstverlener van bijvoorbeeld een accountant, ligt dat natuurlijk anders.

Algemeen

Onderstaand bespreek ik de verschillende manieren waarop je kan voldoen aan de informatieplicht.

Hiervan is sprake: 

1. Als je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand hebt gesteld; 
2. As het redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen, kan je ermee volstaan om de wederpartij mede te delen dat: 
   1. de algemene voorwaarden ter inzage liggen in jouw kantoor, bij een door jou opgegeven Kamer van Koophandel of een griffie van een gerecht; en
   2. dat de algemene voorwaarden op verzoek direct (kosteloos) worden toegezonden.
3. Als je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst digitaal aan de wederpartij ter beschikking hebt gesteld op een zodanige wijze dat deze door de wederpartij kunnen worden opgeslagen. Bijvoorbeeld als pdf-bestand; of 
4. Als het redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden digitaal ter beschikking te stellen, kan je ermee volstaan om: 
   1. vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekend te maken waar de algemene voorwaarden digitaal kunnen worden geraadpleegd; en 
   2. dat de algemene voorwaarden op verzoek direct (kosteloos) worden toegezonden. 

De bij sub ‘d’ genoemde uitzondering zal echter in het algemeen niet snel (meer) van toepassing zijn, omdat de moderne technologie zich hiervoor immers bij uitstek leent. 

Als de overeenkomst niet digitaal tot stand komt (maar bijvoorbeeld mondeling of schriftelijk), gelden de wijzen van kennisgeving uit sub ‘c’ en ‘d’ alleen als de wederpartij hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

Dienstverleners

Voor dienstverleners geldt een lichter regime voor wat betreft de informatieplicht. Dit regime geldt ongeacht of terhandstelling redelijkerwijs mogelijk is en ongeacht of de overeenkomst digitaal tot stand is gekomen. Dit regime houdt in dat dienstverleners de keuze hebben uit vier mogelijkheden waarop een dienstverrichter de algemene voorwaarden kan verstrekken. 

Een dienstverlener kan voldoen aan de informatieplicht door de algemene voorwaarden: 

1. op eigen initiatief te verstrekken aan de wederpartij;
2. voor de wederpartij gemakkelijk toegankelijk te maken op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten;
3. voor de wederpartij gemakkelijk digitaal toegankelijk te maken op een door de dienstverlener meegedeelde website;
4. op te nemen in alle door de dienstverlener aan de afnemer verstrekte documenten waarin deze diensten worden beschreven.

Conclusie

Algemene voorwaarden zijn een essentieel onderdeel van elke onderneming. Ze bieden niet alleen juridische bescherming, maar zorgen ook voor duidelijkheid en transparantie in jouw zakelijke relaties. Om effect te hebben, moeten de algemene voorwaarden echter wel van toepassing zijn. Als ze niet van toepassing zijn, kan je er bij een eventueel geschil niet met succes een beroep op doen. Wil je weten hoe dit precies zit voor jouw onderneming, of heb je een geschil met een andere partij (die zich op haar algemene voorwaarden beroept)? Aarzel dan niet om contact op te nemen. Dan kijk ik graag even met je mee!